政策及程序
任何员工的居住地和办公室之间不允许有交通费用. 然而, 与工作相关的实地考察, 当员工居住地到目的地的距离大于居住地到办公室的距离时, 实地考察里程超过员工住所和办公室之间的里程是可报销的. 在这种情况下，旅行凭证应载有下列特别证明:
"I hereby certify that the above mileage is correct and was incurred for official state business; that the travel from my residence to the destination was greater than the travel between my residence and my official station."
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旅客签名
如果员工的居住地和他的实地考察目的地之间的距离短于他的住所和办公室之间的距离, 不允许报销里程. 员工需要在旅行凭证上输入他的实际里程表读数，无论是从他的住所还是从他的办公室往返于实地考察目的地.
例子
- 住所位于RI考文垂-到RIC校园的里程为22英里. 你在沃里克有个工作相关的会议. 从你家到沃里克只有9英里. 因为这9英里比你平时的通勤时间短，所以不允许报销.
- 住所位于RI考文垂-到RIC校园的里程为22英里. 你在翁窝有一个工作相关的会议. 从你家到伍恩塞克斯有35英里. 因为这段路程比你平时的通勤路程长13英里，所以报销13英里是允许的.
如果你是不经常来学校的员工, 你仍然必须遵守规则, 并且只会报销超过你通勤到RIC校园的里程数.
开始旅行时, 员工必须事先得到相应系主任的批准, 导演, 迪安, 及/或副总裁.
如果旅行的目的被认为是学术进步所必需的，并且不能合理地推迟或远程处理，教师和学生可以申请批准大学赞助的旅行.e., 进行研究, 在学术会议上展示研究成果, 参加毕业所需的实习或学术经历, 或类似的教育或课外经历, 等.). 这正在等待州和联邦的指导. 请参阅: RIC基本学术旅行申请表.
一旦获得批准, 旅行者有两种选择——记住他们应该买最低的票价.
第一种选择是使用Direct Travel预订机票和AMTRAK(经济舱票价-不含Acela列车)。. 旅行者必须从会计处获得授权和帐单号码 401-456-8076. 获取授权和计费号后, 旅客必须致电直航旅行社 1-800-238-3956. 机票已预付.
如果使用“直达旅行”预订，您必须建立一个商务旅行者档案. 旅行者必须联系会计处的黛比·伊努西利. 邀请将从 helpdesk@sureware.com 填写你的个人资料.
第二种选择是在网上订票. 请求直接旅行报价. 如果网上票价不贵的话, 您可以自己预订机票，但在提交报销时必须附上Direct Travel的报价.
开始旅行前, 使用补助金相关资金的雇员, 你必须先得到会计办公室的授权吗. 请使用 旅行预先批准表格. 如果获得批准，旅行者必须遵循上述学院旅行程序.
学院有两(2)间校内客房，供考生和其他商务原因使用, 如果可用, 预订酒店前.
在为空缺职位引入候选人时, 我们希望考生自己安排交通，并牢记他们能找到最优惠的票价. 国家不会报销座位升级、提前登机或飞行保险. 学院将为您预订酒店. 考生可以住一晚，费用由学院承担. 任何额外的晚上需要事先得到院长或主任的批准. 学院安排在普罗维登斯的万豪酒店直接收费, 汉普顿酒店 & 普罗维登斯套房, 普罗维登斯的希尔顿酒店, 普罗维登斯酒店, 旧宫廷床 & 普罗维登斯的早餐, 普罗维登斯的奥姆斯万豪街, 普罗维登斯文艺复兴酒店, 普罗维登斯的希尔顿花园酒店(原温德姆花园和丽笙港)和沃里克的丽笙机场酒店.
由遴选委员会主席提前两周通知候选人, 所以他们有时间利用最优惠的价格.
面试结束后，主席还必须获得候选人的所有原始收据-机票旅客收据, 酒店账单, 的士或巴士收据, 餐费(不含酒精饮料)和停车费. 用餐收据应该是原始的餐馆收据，上面有实际购买的东西，而不仅仅是信用卡收据.
考生应乘坐出租车、班车、优步或lyft前往 & 从酒店. 我们不允许租车，除非它能被证明是最便宜的旅行方式.
主席还必须从候选人那里获得W-9表格，以便报销.
行李费的报销方式如下:
- 须提供详细收据正本
- 每位旅客每次托运第一件行李的费用都可以报销
- 任何超过第一件托运行李的额外费用将由旅客自行承担.
更改已预订行程的费用/收费:
- 如果更改旅行安排的原因与业务有关，国家将支付由航空公司或指定旅行社评估的费用/收费.
- 因业务原因取消或重新签发机票的，由国家支付由航空公司或指定旅行社评定的费用.
国家不会支付任何可选的便利费或升级费, 包括提前登机费或座位升级费.
在对国家经济有利的情况下，可以使用个人拥有的汽车代替公共交通工具出行. 以下内容是必需的:
- 需要进行详细的分析，显示使用个人拥有的汽车的成本效益.
- 文件必须包括从指定旅行社获得的最低可用普通航空公司票价.
1月1日起, 2023, 政府雇员在公务中使用私人车辆的报销费率将按0美元报销.每英里655美元.
运输将采用公共运输工具，包括航空、铁路(美国铁路公司)和汽车.
允许的交通住宿将包括长途汽车票价, 尽可能使用最经济的票价.
- 如果有其他选择对国家经济有利，同时仍允许旅行者及时开展业务，则不允许旅行者乘坐直飞航班.
- 旅行者在往返目的地或地区时必须考虑行程的总费用. 例如, 当考虑离开波士顿和离开普罗维登斯时, 旅行者必须比较旅行的全部费用，包括增加的停车费用和/或可能产生的里程.
一般, esball官方网不支付汽车租金, 除非它可以被证明是最便宜的旅行方式，或者是和团队一起旅行. 旅行者应该尽可能地利用穿梭巴士和公共交通工具. 如果使用汽车租赁, 旅行者必须提供一份书面解释，作为解释租赁原因的备份.
只要有条件，就应该谨慎使用班车服务和其他公共交通工具.
请注意:Lyft, 只有在没有其他地面交通工具并且对国家经济有利的情况下，才应该使用Uber和出租车.
只有在没有其他地面交通工具可用时，才应批准租车, 对国家经济有利或者是完成旅游任务所必需的.
请注意:旅行者必须在旅行请求中附上一份备忘录，解释为什么租车是必要的或经济的.
当使用汽车租赁来获取适当的保险文件时，应通知会计处.
过夜住宿将 不 在普罗维登斯方圆55英里的范围内. 离家的距离不能用来计算55英里半径.
请注意:55英里的限制包括波士顿市.
任何例外要求必须以书面形式提交给 行政副总裁 & 金融 在波士顿预订住宿之前.
自2018年7月1日起，州外旅行膳食津贴的费率发生了变化:
- 报销将以统一费率为基础.
- 统一费率是根据出发和到达时间计算的.
- 如果旅客预定的出发时间在中午之前，他们将收到50美元.旅行第一天的费用是100美元.
- 如果旅客预定的出发时间是中午之后，他们将收到25美元.旅行第一天的费用是100美元.
- 其他日子的旅行费用为50美元.00.
- 如果旅客在中午之前到达，他们将收到25美元.旅行最后一天的费用是00美元.
- 如果旅客的到达时间安排在中午之后，他们将收到50美元.旅行最后一天的费用是00美元.
- 只有在州外过夜的旅客才有餐费补贴.
- 每天不会有杂项开支.
- 每日津贴包括餐费和杂费，如小费 & 小费. 旅客将不会单独报销这些物品.
- 州政府雇员不得要求报销州内的餐费或住宿费，除非该费用是会议费用的一部分.
在公共航空公司航站楼停车的旅客将获得以下补偿:
- 所有停车费用须提供注明日期的收据正本
- 收据日期必须与旅客行程上的出发和到达日期一致
- 费用报销将根据现场最经济的停车费率计算. 在PVD机场，车库C和停车场E是允许的停车地点. 如果旅客选择的车库或停车场超过了允许的停车地点的比率, 我们只会报销所收费期间的最高房价.
请注意:旅行结束后，由旅行者自行完成必要的后续批准文件.
R的状态.I. 有90天的报销政策吗. 请确保所有的旅行都在适当的时间框架内归档.
以下是处理旅行报告所需的具体步骤:
- 在旅行结束时, 填写旅行报告是旅客的责任, 附会议宣传册及所有收据原件并签字. 旅行报告应该尽快完成, 但不得迟于旅行结束后两周.
- 完整的报告和附加的原始文件应随后转发给相应的系主任, 导演, 迪安, 及/或副总裁. 补助金旅行应转交给补助金会计主任批准. 然后，报告将被转发到东校区大楼会计办公室. #5.
- 旅客应付的任何款项将由学院支付. 当支票可用时，会计处将通知旅行者. 支票可在会计处签收.
- 如果旅行者已经超出了他们允许的旅行资金, 应付金额的帐单将寄给旅客.
请注意:未阅读并遵守这些说明可能导致您的旅行报告被延迟.
